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Datenverarbeitung ist das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten, vgl. § 3 Abs. 4 BDSG.  

Speicherung meint das Erfassen, Aufnehmen oder Aufbewahren personenbezogener Daten auf einem Datenträger zum Zweck ihrer weiteren Verarbeitung oder Nutzung. Erst durch diesen Vorgang ist eine Verarbeitung der Daten möglich. Entscheidend für die Abgrenzung zwischen Datenerhebung und Speicherung ist zum einen die Aufbewahrung, also die Fixierung der Daten auf einem Datenträger. Zum anderen muss bei der Speicherung der Daten auch die Absicht der zuständigen Stelle bestehen, diese anschließend weiter zu verarbeiten.

Werden die Daten inhaltlich umgestaltet, d.h. der Aussage- bzw. Informationsgehalt geändert, liegt eine Veränderung vor.

Die Übermittlung bezeichnet den Vorgang der Bekanntgabe der personenbezogenen Daten an Dritte. Entweder kann einem Dritten das Recht zum Lesen der Daten eingeräumt werden oder die Daten werden direkt an einen Dritten weitergegeben. Die Veröffentlichung von Daten im Internet stellt dabei eine besonders intensive Übermittlung von Daten dar.

Bei einer Sperrung wird durch Kennzeichnung die weitere Nutzung oder Verarbeitung eingeschränkt.

Hingegen wird bei einer Löschung von Daten die Verarbeitungsphase entgültig beendet. 

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