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Personenbezogene Daten sind nach der gesetzlichen Definition desArt 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Diese Person wird als betroffene Person bezeichnet. 

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Datenerhebung ist das Beschaffen von Daten über den Betroffenen, § 3 Abs. 3 BDSG. Sie stellt regelmäßig den ersten Schritt beim Umgang mit Daten dar. Um Daten überhaupt nutzen bzw. verarbeiten zu können, muss die verantwortliche Stelle die Daten zuerst verfügen, d.h. sie muss die Daten erheben.

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Datenverarbeitung ist das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten, vgl. § 3 Abs. 4 BDSG.  

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Datennutzung ist jede Verwendung personenbezogener Daten, soweit es sich nicht um Datenverarbeitung handelt, § 3 Abs. 5 BDSG. Diese gesetzliche Definition hat somit Auffangcharakter. Fällt der Umgang mit Daten unter keinen der sonstigen Formen des Umgangs mit Daten, liegt im Zweifel eine Nutzung der Daten vor.

Datenspeicherung ist das Erfassen, Aufnehmen oder Aufbewahren personenbezogener Daten auf einem Datenträger zum Zwecke ihrer weiteren Verarbeitung oder Nutzung, § 3 Abs. 4 Nr. 1 BDSG.

Datenveränderung ist das inhaltliche Umgestalten gespeicherter personenbezogener Daten, § 3 Abs. 4 Nr. 2 BDSG.

Datenübermittlung ist das Bekanntgeben gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener personenbezogenen Daten an einen Dritten in der Weise, dass entweder der Dritte die Daten an den Dritten weitergegeben werden oder dass der Dritte zur Einsicht oder zum Abruf bereitgehaltener Daten diese einsieht oder abruft, § 3 Abs. 4 Nr. 3 BDSG.

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