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Der Grundsatz der Erforderlichkeit besagt, dass die Datenverarbeitung sich auf den geringst möglichen Eingriff beschränken muss. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten muss sich auf das für die jeweilige Zweckerreichung notwendige Maß beschränken. Eine reine Ausforschung ist nicht zulässig.

Beispiel: In einem Personalfragebogen eines Unternehmens werden neben den Personalien und der Ausbildung auch detaillierte Fragen gestellt zu den Urlaubszielen des Arbeitnehmers in den letzten drei Jahren, einschließlich Unterkunft, Transportmittel und -klasse. Außerdem fragt der Arbeitgeber nach Automarke und Kilometerstand des Privatfahrzeugs des Arbeitnehmers und den Schulnoten der Kinder. Nachdem weder Urlaubsziele, Privatfahrzeug noch die schulischen Leistungen der Kinder für das Arbeitsverhältnis von irgendeiner Bedeutung sind, verstößt die entsprechende Datenerhebung im Personalfragebogen gegen den Grundsatz der Erforderlichkeit. Die Erhebung ist unzulässig.

Es ist generell zu beachten, dass die mit der Datenverarbeitung einhergehende Beeinträchtigung des Betroffenen so gering wie möglich gehalten wird. Soweit die Datenerhebung mit dem beabsichtigten Erfolg in einem starken Missverhältnis steht, muss sie ggf. unterbleiben.

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