Die Gegendarstellung ist an besondere Formalien geknüpft, welche zwingend zu beachten sind. Soweit dies nicht geschieht, kann das Pressemedium die Veröffentlichung der Gegendarstellung alleine wegen der Missachtung der formalen Vorgaben ablehnen. Wegen regelmäßig sehr knapper Fristen für die Durchsetzung einer Gegendarstellung können etwaige Fehler oftmals wegen Fristablaufs auch nicht mehr korrigiert werden. Die nachfolgend genannten Vorgaben für Form, Inhalt und Umfang einer Gegendarstellung sind zu beachten.

Form der Gegendarstellung

Die eigentliche Gegendarstellung muss in Schriftform erfolgen. Dies kann in allen Arten, z.B. per Schreibmaschine, Computer oder auch handschriftlich erfolgen.

Die Gegendarstellung muss außerdem „druckreif" sein. Dies bedeutet, dass sie inhaltlich einen Sinn ergeben und (z. B. bei handschriftlicher Verfassung) leserlich sein muss.

Außerdem muss die Gegendarstellung vom Betroffenen persönlich oder (insbesondere bei juristischen Personen) von seinem gesetzlichen Vertreter unterzeichnet sein. Es muss also eine eigenhändige handschriftliche Unterschrift unter das Dokument gesetzt sein. Zu beach­ten ist insbesondere, dass eine Stellvertretung bei der Gegendarstellung i.d.R. ausscheidet. Etwas anderes gilt hingegen in einzelnen Bundesländern, z.B. in Berlin. Hier kennt § 10 Abs. 2 S. 4 BlnPrG auch eine Geltendmachung des Gegendarstellungsanspruchs durch einen Vertreter, der in der Regel ein Rechtsanwalt mit Originalvollmacht ist.

Die Gegendarstellung muss im Original an das Medium übersandt werden. Derzeit (noch) umstritten ist die Frage, ob auch eine Übermittlung per Telefax genügt. Es empfiehlt sich daher, für den Fall dass aufgrund einer besonderen Eilbedürftigkeit zunächst ein Telefax versandt wird, sofort anschließend auch das Original per Post zu übersenden. Generell gilt zudem, dass wegen der Beweislast des Zugangs, die beim Betroffenen liegt, die Gegendar­stel­lung entweder per Boten (welcher ggf. später als Zeuge benannt werden könnte) oder per Einschreiben mit Rückschein versandt wird.

Inhalt der Gegendarstellung

Die Gegendarstellung muss sich auf eine bestimmte Stelle des Mediums beziehen. Sie muss außerdem die folgenden Angaben enthalten:

  • Das Medium, in dem die beanstandete Berichterstattung erfolgte. 
    Beispiel: ARD-Magazin Monitor.
  • Erscheinungs- bzw. Sendedatum. 
    Beispiel: Dienstag, den 06. März 2007
  • Platzierung des Erstberichts, d.h. Seitenzahl oder Sendezeit. 
    Beispiel: 21:45 Uhr

Die Gegendarstellung muss einen aus­drück­lichen Bezug zur Erstmitteilung beinhalten und vom Umfang her angemessen sein. Selbst­verständlich darf der Inhalt der Gegendarstellung nicht strafbar sein. Dies wäre etwa bei Beleidigungen oder Verleumdungen der Fall.

Da in der Gegendarstellung diejenigen Tatsachenbehauptungen, die beanstandet werden, konkret und zutreffend wiedergegeben werden müssen, empfiehlt es sich, nach Möglichkeit die Erstmitteilung wörtlich zu zitieren. Dadurch kann verhindert werden, dass die Erstmittei­lung verzerrt oder sogar falsch wiedergegeben wird. Dies stünde der Zulässigkeit insgesamt entgegen. Es ist jedoch auch möglich, dass man die jeweiligen Textpassagen aus der Erstmitteilung sinngemäß wiederholt.

Beachte: Falls in einer Gegendarstellung mehrere Textpassagen beanstandet und bei nur einer Textpassage die genannten Voraussetzungen nicht beachtet werden (z.B. Text­passa­ge ist keine Tatsachen- sondern eine Meinungsäußerung) dann ist die gesamte Gegendar­stel­lung unzulässig, also auch die eigentlich ordnungsgemäß beanstandeten Textpassa­gen („Alles-oder-Nichts-Prinzip").

Umfang der Gegendarstellung

Voraussetzung für eine zulässige Gegendarstellung ist schließlich, dass der Umfang angemessen ist. Auch die Bestimmung des konkreten Umfangs ist eine Frage des Einzelfalls, der individuell entschieden werden muss. Der Umfang ist in jedem Fall dann angemessen, wenn der Umfang der Erstmitteilung nicht überschritten wird.

Daneben beurteilen die Gerichte die Frage des Umfangs eher großzügig. Nach dem OLG München etwa wird der Umfang der Gegendarstellung erst dann unverhältnismäßig, wenn er den Umfang der Erstmitteilung um das Doppelte überschreitet.