Eine Betriebsprüfung / Außenprüfung gliedert sich in verschiedene Phasen. Auf die Anfangsbesprechung folgt die eigentliche Betriebsprüfung, in welcher der Betriebsprüfer die Steuerunterlagen sichtet und prüft und Fragen an den Steuerpflichtigen und eventuell auch an Dritte stellt. Es folgt die Schlussbesprechung und abschließend ein Bericht über die Außenprüfung. 

Die Anfangsbesprechung

In der Anfangsbesprechung erläutert der Betriebsprüfer auf der Grundlage der Prüfungsanordnung, wie er oder sie bei der Betriebsprüfung vorgehen wird und stellt ggf. erste (kritische) Fragen. Die Beantwortung der Fragen sollte zutreffend erfolgen.

Soweit die Beantwortung dieser (oder auch jeder weiteren) Fragen dazu führen würde, dass sich der Betroffene selbst mit der Begehung einer Steuerhinterziehung o.ä. Delikten belasten müsste, können Antworten verweigert werden. Dies führt gleichwohl in vielen Fällen zu einem Anfangsverdacht, so dass die Reaktion auf Fragen des Betriebsprüfers stets sehr sorgsam bedacht werden sollte. Bereits bei einem Anfangsverdacht der Steuerhinterziehung wenden sich die Beamten an die Bußgeld- und Strafsachenstelle und leiten ggf. ein Steuerstrafverfahren ein.

Die eigentliche Betriebsprüfung

Umfang der Prüfung

Die Betriebsprüfung kann eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume umfassen oder sich auf bestimmte Sachverhalte beschränken.

Die Betriebsprüfung bei einer Personengesellschaft umfasst die steuerlichen Verhältnisse der Gesellschafter insoweit, als diese Verhältnisse für die zu überprüfende einheitlichen Feststellungen von Bedeutung sind, § 194 Abs. 1 Abgabenordnung (AO). Die steuerlichen Verhältnisse anderer Personen (Dritter) können insoweit geprüft werden, als der Steuerpflichtige verpflichtet war oder verpflichtet ist, für Rechnungen dieser Personen Steuern zu entrichten oder Steuern einzubehalten und abzuführen; dies gilt auch dann, wenn etwaige Steuernachforderungen den anderen Personen gegenüber geltend zu machen sind.

Nichtsdestotrotz richtet sich der Umfang der Betriebsprüfung nach dem in der Prüfungsanordnung bekanntgegebenen Umfang. Der Prüfer darf lediglich die Steuerarten und Besteuerungszeiträume übersprüfen, die in der Prüfungsanordnung angeordnet worden sind. Ferner muss sich die Steuerprüfung auf das Wesentliche beschränken, § 7 Betriebsprüfungsordnung (BpO). Die für die Steuerpflicht und Bemessung der Steuer maßgebenden tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse sind gleichermaßen zugunsten und zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen.

Befragung von Dritten

Der Prüfer kann grundsätzlich auch Dritte, bspw. Banken, Geschäftsfreunde, Vertragspartner, Liefranten, Kunden, ehemalige Mitarbeiter des Steuerpflichtigen um Auskunft bitten. Der Prüfer darf diese aber erst dann befragen, wenn die Auskünfte des Steuerpflichtigen oder der von ihm/ihr benannten Auskunftspersonen zur Aufklärung des Sachverhalts nicht ausreichen, § 200 Abs. 1 S. 3 AO.

Eine Befragung von Dritten kommt nicht schon deswegen in Betracht, weil die Sachverhaltsaufklärung mit dem Steuerpflichtigen langwierig, zeitraubend und/oder schwierig ist (etwas anderes gilt bei Unglaubwürdigkeit oder bewusster Verzögerungstaktik).

Der Prüfer muss den Steuerpfichtigen unterrichten, wenn er bei Dritten Auskünfte einholt, §§ 93 Abs. 6, 199 Abs. 2 AO. Wenn der Steuerpflichtige einen Teilnahmewunsch gegenüber dem Prüfer ausdrücklich kundtut, hat der Steuerpflichtige grundsätzlich ein Teilnahmerecht bei der Befragung des Dritten. Der Termin muss jedoch nicht mit dem Steuerpflichtigen abgestimmt werden. Wenn der Steuerpflichtige nicht ausdrücklich den Wunsch äußert, an der Befragung des Dritten teilzunehmen, besteht ferner keine Verpflichtung des Prüfers, den Steuerpflichtigen von dem Termin in Kenntnis zu setzen.

Die Schlussbesprechung

In der Regel ist zum Ende der Betriebsprüfung eine Schlussbesprechung abzuhalten, § 201 AO. Hier werden insbesondere strittige Punkte besprochen und idealer Weise zwischen dem Betriebsprüfer und dem Steuerpflichtigen geklärt. Weitere Einzelheiten zur Schlussbesprechung...

Der Prüfungsbericht

Das Ergebnis der Betriebsprüfung wird in einem schriftlichen Bericht zusammengefasst, § 202 AO. Mit dem Prüfungsbericht wird die Betriebsprüfung / Außenprüfung abgeschlossen. Der Prüfungsbericht ist regelmäßig Grundlage für ggf. erforderliche Änderung von Steuerbescheiden. Die Veranlagungsstelle des Finanzamts nimmt auf der Grundlage des Prüfungsberichts die Änderungen von Steuerbescheiden vor und übersenden sodann dem steuerpflichtigen die geänderten Steuerbescheide.