Arbeitnehmerdatenschutz: Datenschutz für Mitarbeiter

Insbesondere im Arbeitsverhältnis gewinnt der Datenschutz zunehmend an Relevanz. Vom Beginn des Bewerbungsverfahrens an bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhälnisses werden dem Arbeitgeber immer wieder sensible personenbezogene Daten eröffnet. Dabei muss der Arbeitgeber den Spagat zwischen dem eigenen Informationsinteresse und dem Schutz der Arbeitnehmerdaten halten. Das Bundesdatenschutzgesetz regelt, worauf er hierbei zu achten hat und wie weit er gehen darf.

Grundsätze für den Datenschutz im Arbeitsverhältnis

§ 4 Abs. 1 BDSG stellt den allgemeinen Grundsatz auf, dass die Datenerhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten grundsätzlich unzulässig ist. Nur ausnahmnsweise sind diese Tätigkeiten zulässig, wenn das Gesetz dies ausdrücklich vorsieht oder der Betroffene schriftlich eingewilligt hat.

Im Arbeitsverhältnis gilt § 32 BDSG, der das Erheben, Verarbeiten und die Nutzung von personenbezogenen Daten unabhängig von der Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses nur unter besonderen Voraussetzungen gestattet. zu nennen sind die folgenden Fallgruppen:

  • Erforderlichkeit der Datenverarbeitung 
  • Straftaten im Arbeitsverhältnis

Erforderlichkeit der Datenverarbeitung

Zunächst ist eine Datenverarbeitung zulässig, wenn die vorgenannten datenbezogenen Tätigkeiten zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhälnisses erforderlich, d.h. unerlässlich sind. Die Begründung eines Arbeitsverhältnisses umfasst den Prozess von der Stellenausschreibung oder Initiativbewerbung bis hin zur Einstellung oder Ablehnung des Bewerbers. Soweit also die Entscheidung über eine Einstellung nicht ohne Berücksichtigung der Bewerberdaten ergehen kann, ist der Umgang mit den Daten auch zulässig.

Beispiel: Die Kenntnis über die fachliche Qualifikation des Bewerbers ist für deren betriebliche Einordnung und damit für die Begründung des Arbeitsverhälnisses entscheidend, die Erhebung solcher Daten also zulässig. Ob der Bewerber Gewerkschaftsmitglied ist, hat den Arbeitgeber hingegen nicht zu interessieren.

Der Durchführung eines Arbeitsverhältnisses können auch Überprüfungen der Arbeitsleistung oder der Verlässlichkeit des Beschäftigten dienen. Allerdings sind diese auf Stichproben zu begrenzen, weil eine permanete Überwachung zu sehr in das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers eingreifen würde.

Straftaten im Arbeitsverhältnis

Daneben ist dem Arbeitgeber der Umgang mit den Arbeitnehmerdaten gestattet, wenn er eine im Beschäftigungsverhältnis begangene Straftat aufdecken will.

Dabei hat der Arbeitgeber aber zusätzlich alle tatsächlichen Anhaltspunkte zu dokumentieren. Er muss den Schaden, den Kreis der Verdächtigen und alle Indizien, warum ihm die betroffenen Mitarbeiter verdächtig sind, schriftlich oder elektronisch festhalten. Daneben hat er das schutzwürdige Interesse des verdächtigten Arbeitnehmers am Ausschluss der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung seiner Daten zwingend zu berücksichtigen. Die Maßnahmen des Arbeitsgebers dürfen sich nach Art und Umfang also nicht als Überreaktion darstellen.

Diese Vorgaben sind auch schon dann zu beachten, wenn die Arbeitnehmerdaten nicht automatisiert erfasst werden, die Voraussetzungen der Erlaubnisnorm müssen also bei jeder noch so kleinen handschriftlichen Notiz über den Arbeitnehmer vorliegen. Neben diesen Vorschriften hat der Arbeitgeber auch immer die Beteiligungsrechte der Interessenvertretung der Beschäftigten zu berücksichtigen. Bei bestimmten Maßnahmen ist also zuvor die Zustimmung der Betriebsrats einzuholen. Ab einer Betriebsgröße von zehn Mitarbeitern ist ein betrieblicher Datenschutzbeauftrager zu bestellen.

Wichtige Anwendungsbereiche des Arbeitnehmerdatenschutzes

Wichtige, praktisch relevante Anwendungsbereiche des Arbeitnehmerdatenschutz betreffen vor allem die Informations- und Telekommunikationstechnologien. Zu nennen sind insbesondere: 

 

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