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Wie Rechnungen erstellt werden, regelt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Für die korrekte Ausstellung von Rechnungen ist der jeweilige Unternehmer verantwortlich. Er hat dabei umfangreiche Vorgaben zu beachten. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist u.a. deshalb von hoher Bedeutung, da der Rechnungsempfänger nach § 15 UStG nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wenn eine nach § 14 UStG ordnungsgemäß ausgestellte Rehcnung vorliegt. 

Definition Rechnung

Nach § 14 Abs. 1 S. 1 UStG ist Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. 

Auch ein als "Gutschrift" bezeichnetes Dokument kann eine Rechnung sein. Nach der Legaldefinition des § 14 Abs. 2 S. 2 UStG liegt eine Gutschrift vor, wenn das (Rechnungs-) Dokument nach vorheriger Vereinbarung von einem in Satz 1 Nr. 2 bezeichneten Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausgestellt wurde.

Inhalte einer Rechnung

Die Inhalte einer ordnungsgemäßen Rechnung sind gesetzlich geregelt. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.
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