Typische Regelungen einer Geheimhaltungsvereinbarung (bzw. eines Non-Disclosure Agreement / NDA) sind u.a. eine Präambel, die Zusammenstellung relevanter Grundlagen und Definitionen, die Bennenung der besonderen vertraulichen Informationen, die eigentliche Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Ausnahmen von der Vertraulichkeitsverpflichtung, die Vereinbarung einer Vertragstrafe, und Regelungen zur Laufzeit
Präambel
In der Präambel einer Geheimhaltungsvereinbarung wird das spezifische Vorhaben beschrieben, um eine Grundlage für die abzuschließende Geheimhaltungsvereinbarung zu schaffen und deren Umfang erfassen zu können. Hierzu werden z.B. bei Markenverträgen die betroffenen Marken eindeutig benannt (z.B. durch Angebe der Registernummern). Außerdem wird das angestrebte Vorhaben skizziert.
Bei der Formulierung der Präambel und auch der gesamten weiteren Vereinbarung ist darauf zu achten, dass die später zu übermittelnden geheimen Informationen selbst noch nicht benannt oder angedeutet werden, um den Geheimnischarakter wahren zu können.
Grundlagen, Definitionen
Der Geheimhaltungsvereinbarung kann eine Zusammenstellung relevanter Grundlagen und Definitionen vorangestellt werden, welche den Vertragsgegenstand und die beteiligten Personen entsprechend beschreiben.
Dabei muss nicht zwingend eine ausführliche Definition der geheimen Informationen erfolgen. Eine allgemeine Definition des Begriffs der Geschäftsgeheimnisse findet sich in § 2 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Allerdings können und sollten die einzelnen Informationen im Interesse der Vertragsparteien an einer einvernehmlichen und konfliktfreien dauerhaften Zusammenarbeit weiter konkretisiert werden.
Voraussetzung für ein Geschäftsgeheimnis i.S.d. GeschGehG sind den Umständen nach angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber. Der Geheimhaltungswille muss sich objektiv nach außen hin manifestieren. Deshalb empfiehlt es sich, in die abzuschließende Geheimhaltungsvereinbarung eine Regelung dahingehend aufzunehmen, dass auch solche Informationen der Geheimhaltungsvereinbarung unterfallen, die im Einzelfall nicht den Anforderungen des GeschGehG entsprechen.
Grundlegende Klarstellungen können auch zum Umfang der Geheimhaltungsvereinbarung und der konkreten Verkörperung der vertragsgegenständlichen Informationen erfolgen. Auch eine negative Abgrenzung nicht vertraulicher Informationen ist sinnvoll.
Schließlich sollten grundlegende Regelungen zu den Beteiligten erfolgen.
Gesamtbeispiel:
§ 1 Grundlagen, Definitionen
1. „Vertrauliche Informationen“ sind allgemein und unabhängig davon, ob die Informationen als „vertraulich“ bezeichnet oder nicht, alle Informationen, die
-
- seitens eines Vertragspartners ausdrücklich als „vertraulich“ oder „geheim“ bezeichnet wurden
- zu den als Geschäftsgeheimnisse nach § 2 Nr. 1 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) geschützten Informationen gehören, insbesondere Know-how
- durch gewerbliche und andere Schutzrechte geschützt sind, z.B. Computerprogrammen und Entwurfsmaterial für Software nach § 69 a Abs. 1 UrhG,
- unter das Steuergeheimnis oder den Datenschutz oder eine ähnliche Geheimhaltungspflicht fallen oder von ähnlicher Natur wie die durch Steuergeheimnis oder Datenschutz geschützten Daten sind oder
- bei denen sich das Geheimhaltungsinteresse des offenbarenden Vertragspartners aus der Natur der Information ergibt.
2. Vertrauliche Informationen können auch solche Informationen und Unterlagen sein, die im Einzelfall nicht den Anforderungen eines Geschäftsgeheimnisses im Sinne des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) entsprechen.
3. Eine vertrauliche Information im Sinne dieser Klausel ist auch die Tatsache, dass vertrauliche Informationen dem Interessenten zur Kenntnis gebracht wurden, die Existenz und der Inhalt dieser Vereinbarung sowie sämtliche sonstige den Abschluss oder die Durchführung des Vorhabens betreffende Informationen, einschließlich der Tatsache, dass Gespräche über das Vorhaben stattfinden, und dem Stand dieser Gespräche.
4. „Information“ meint sowohl die Daten als auch die mit den Daten versehenen Datenträger. Ob und auf welchem Trägermedium die Informationen verkörpert sind, ist unerheblich. Insbesondere sind auch mündliche Informationen umfasst. Unerheblich ist auch, von wem Dokumente oder andere Trägermedien erstellt wurden (z.B. einzelne Vertragspartei, Vertragsparteien gemeinsam, Dritte).
5. Keine vertrauliche Information ist eine Information, wenn
-
- die Information öffentlich bekannt ist
- der Informationsgeber schriftlich auf den Schutz verzichtet
- die Information dem Informationsempfänger auf anderem Wege als durch den Informationsgeber bekannt wurde und hierbei durch niemanden eine Geheimhaltungspflicht verletzt wurde.
6. Die Beweislast für die fehlende Vertraulichkeit der Information trägt der Interessent.
7. „Berechtigte Personen“ sind
-
- der Interessent
- Organe und Mitarbeiter des Interessenten und mit dem Interessenten verbundene Unternehmen und deren Organe und Mitarbeiter, sofern sie jeweils einer den Schutz dieser Vereinbarung nicht unterschreitenden Vertraulichkeitsverpflichtung gegenüber dem Interessenten unterliegen, und mit dem Vorhaben notwendigerweise zu befassen sind.
- beruflich oder vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater des Interessenten sowie deren zur Verschwiegenheit verpflichtete Organe und Mitarbeiter.
8. Der Interessent wird dem Informationsgeber im Fall einer Aufforderung die Namen und die Funktion seiner Berater mitteilen. Sollte der Informationsgeber ernsthafte und entsprechend darzulegende Bedenken hinsichtlich der Einschaltung eines bestimmten Beraters haben, werden sich die Parteien hierüber beraten und bemühen, die Bedenken durch angemessene Maßnahmen auszuräumen.
9. Eine Weitergabe der vertraulichen Informationen an finanzierende Banken oder Versicherungen, die im Rahmen des Vorhabens Versicherungsleistungen anbieten, ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Verkäufers gestattet. Die Zustimmung darf nicht willkürlich verweigert oder hinausgezögert werden.
10. „Verbundene Unternehmen“ sind Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG.
11. „Mitarbeiter“sind Arbeitnehmer des Informationsgebers bzw. des Interessenten und der jeweiligen verbundenen Unternehmen sowie Mitarbeiter ohne Arbeitnehmerstatus wie z.B. freie Mitarbeiter und Zeitarbeitskräfte.
Besondere vertrauliche Informationen
Besondere vertrauliche Informationen können in einem eigenen Abschnitt benannt werden. Dadurch wird deren Bedeutung hervorgehoben und die praktische Umsetzung der Geheimhaltungsvereinbarung erleichtert. Regelmäßig sind die besonderen vertraulichen Informationen bereits von den allgemeinen Definitionen erfasst. Es ergibt sich insoweit eine gewisse Redundanz, welche aus den vorgenannten Gründen allerdings erwünscht ist.
Bei der Formulierung ist erneut darauf zu achten, dass die Informationen nur abstrakt beschrieben werden und gerade keine Offenlegung eins Geheimnisses erfolgt.
Beispiel:
§ 2 Besondere vertrauliche Informationen
Neben den in § 1 genannten allgemeinen vertraulichen Informationen sind auch die nachfolgend genannten besonderen vertraulichen Informationen Gegenstand dieser Vereinbarung:
-
- Alle finanziellen, technischen, wirtschaftlichen, rechtlichen, steuerlichen, die Geschäftstätigkeit, das Personal oder die Geschäftsführung betreffenden oder sonstigen Informationen (einschließlich Betriebsgeheimnisse, Aufzeichnungen und Know-how), welche sich auf den Informationsgeber oder ein mit ihm verbundenes Unternehmen beziehen.
- [...]
Verpflichtung zur Vertraulichkeit
Die eigentliche Vertraulichkeitsverpflichtung wird in einer eigenständigen Norm geregelt, welche die insbesondere verschiedenen Konstellationen der Weitergabe von Informationen möglichst weitreichend abdeckt.
Außerdem werden Art und Umfang der Nutzung durch den Informationsempfänger selbst geregelt.
Schließlich sind die Rückgabe von Dokumenten und die Löschung von Dateien ebenso zu regeln wie Informationspflichten bei Verstößen gegen die Verpflichtungen.
Beispiel:
§ 3 Verpflichtung zur Vertraulichkeit
1. Der Interessent wird alle vertraulichen Informationen streng vertraulich behandeln und sie ohne vorherige schriftliche Zustimmung durch den Informationsgeber Dritten, die nicht berechtigte Personen sind, weder weiterleiten noch auf sonstige Weise zugänglich machen sowie geeignete Vorkehrungen zum Schutz der vertraulichen Informationen treffen, mindestens aber diejenigen Vorkehrungen, mit denen er besonders sensible Informationen über sein eigenes Unternehmen schützt. Im Fall einer Aufforderung wird der Interessent dem Informationsgebers eine Liste mit berechtigten Personen, die vertrauliche Informationen erhalten haben, zur Verfügung stellen.
2. Der Interessent wird sämtliche berechtigten Personen, außer solche, die aus berufsrechtlichen Gründen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, die vertrauliche Informationen erhalten, über Inhalt und Umfang der Rechte und Pflichten aus dieser Vereinbarung informieren und sicherstellen, dass alle berechtigten Personen die vertraulichkeitsbezogenen Bestimmungen dieser Vereinbarung einhalten.
3. Der Interessent wird die vertraulichen Informationen ausschließlich zur Beurteilung des Vorhabens sowie zur Verhandlungsführung im Rahmen des Vorhabens verwenden. Insbesondere wird der Interessent die vertraulichen Informationen nicht nutzen, um sich im Wettbewerb einen geschäftlichen Vorteil gegenüber dem Verkäufer, einem mit ihm verbundenen Unternehmen oder Dritten zu verschaffen. Der Interessent handelt im eigenen Namen und nicht auf Rechnung Dritter.
4. Der Interessent darf Schutzrechte an den vertraulichen Informationen (insbesondere urheberrechtliche Befugnisse) nicht nutzen. Er darf auch sonst die Informationen (auch wenn sie nicht unter ein gesetzliches Schutzrecht fallen) in keiner Weise nutzen oder verwerten. Dem Interessenten ist es untersagt, eine Schutzrechtsanmeldung, deren Gegenstand vollständig oder teilweise auf der Offenbarung von Informationen beruht oder davon abgeleitet ist, zu tätigen.
5. Der Interessent wird nach Aufforderung des Informationsgebers sämtliche Dokumente und sonstige Trägermedien nach Wahl des Interessenten zurückgeben, zerstören oder löschen, soweit sie vertrauliche Informationen verkörpern, es sei denn, der Interessent ist gesetzlich oder aufgrund der Regelwerke einer Börse oder durch Anordnung eines zuständigen Gerichts oder einer zuständigen Behörde oder sonstigen Einrichtung des öffentlichen Rechts oder eigenen angemessenen Compliance- oder Aufbewahrungsvorschriften zur Aufbewahrung verpflichtet. Der Interessent hat dem Informationsgebers nach Aufforderung unter Angabe von Gründen schriftlich mitzuteilen, welche vertraulichen Informationen zurückgegeben, zerstört oder gelöscht worden sind und welche nicht.
6. Der Interessent wird den Informationsgebers unverzüglich schriftlich informieren, wenn der Interessent, dessen Organe, Mitarbeiter oder Berater Kenntnis davon erlangen, dass vertrauliche Informationen unter Verstoß gegen diese Vereinbarung weitergegeben wurden. Geschützt hierbei sind die Geheimhaltungsinteressen des Informationsgebers gegenüber jedermann.
Ausnahmen Vertraulichkeitsverpflichtung
Ausnahmen von der Vertraulichkeitsverpflichtung betreffen ggf. kollidierende Pflichten des Informationsempfängers zur Offenlegung der Informationen in bestimmten Situationen. Hierzu gehören insbesondere entsprechende (gesetzliche) Pflichten gegenüber Behörden und Gerichten. Derartige Pflichten haben Vorrang gegenüber der individuellen Geheimhaltungsvereinbarung, was durch eine entsprechende Ausnahmeregelung klargestellt wird.
In diesem Zusammenhang ist eine Pflicht des Informationsempfängers zur vorherigen Information und Abstimmung an den Informationsgeber hilfreich, damit Art und Umfang der Offenlegung rechtzeitig geprüft und ggf. diesbezüglich eine eigenständige gerichtliche Klärung herbeigeführt werden kann.
Beispiel:
§ 4 Ausnahmen Vertraulichkeitsverpflichtung
1. Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit gemäß § 2 Abs. 1 gelten nicht, wenn der Interessent zur Offenlegung der vertraulichen Informationen durch Anordnung eines zuständigen Gerichts oder einer Behörde oder sonstigen Einrichtung des öffentlichen Rechts oder gesetzlich oder aufgrund der Regelwerke einer Börse verpflichtet ist, wobei der Interessent alle vernünftigen Schritte unternehmen muss, um die Offenlegung der vertraulichen Information im größtmöglichen Umfang zu verhindern oder zu beschränken.
2. Hält sich der Interessent derart für verpflichtet, wird er den Informationsgeber, soweit rechtlich zulässig, rechtzeitig vor der Offenlegung schriftlich benachrichtigen, damit dieser die Offenlegung durch rechtliche Maßnahmen unterbinden kann. In dieser Benachrichtigung wird der Interessent dem Informationsgeber in geeigneter Form, beispielsweise im Rahmen einer rechtlichen Stellungnahme eines Rechtsberaters, mitteilen, welche vertraulichen Informationen weitergeleitet werden müssen. Der Interessent wird nur den Teil der vertraulichen Informationen offenlegen, der offengelegt werden muss.
3. Der Interessent trägt jeweils die Beweislast für das Vorliegen einer Ausnahme von der Verpflichtung zur Verschwiegenheit.
Vertragsstrafe
Da der Schadensnachweis bei einer Verletzung der Vertraulichkeitsvereinbarung regelmäßig schwierig ist, empfiehlt sich die Vereinbarung einer Vertragsstrafe.
Beispiel:
§ 6 Vertragsstrafe
1. Verletzt der Interessent (Schuldner) seine Pflichten aus diesem Vertrag, insbesondere die in § 3 genannten Verpflichtung zur Verschwiegenheit, hat er dem Informationsgeber (Gläubiger) für jeden schuldhaften Pflichtverstoß eine angemessene Vertragsstrafe zu bezahlen. Die Vertragsstrafe beträgt zwischen EUR 1.000 und EUR 100.000.
2. Die Vertragsstrafe hat im Rahmen des Absatz 1 billigem Ermessen zu entsprechen. Maßgeblich hierfür sind die Bedeutung der verletzten Pflicht, der Nachteil des Gläubigers (auch der immaterielle Nachteil) und der Grad der Pflichtverletzung und des Verschuldens des Schuldners.
3. Die Vertragsstrafe wird vom Gläubiger unter Berücksichtigung der vorgenannten Kriterien festgesetzt. Sie kann ggf. vom zuständigen Gericht auf ihre Angemessenheit hin überprüft werden.
4. Die Geltendmachung weiterer Schadensersatzansprüche bleibt neben der Vertragsstrafe unberührt. Eine verwirkte Vertragsstrafe wird auf solche Schadensersatzansprüche angerechnet.
5. Die weitere Erfüllung der Geheimhaltungs- und Nichtverwendungspflichten bleibt von der Verpflichtung zur Zahlung einer Vertragsstrafe unberührt.
Laufzeit
Die Laufzeit der Geheimhaltungsvereinbarung differenziert zwischen einer ordentlichen und einer außerordentlichen Kündigung. Kündigungsfristen können an die Bedürfnisse des Einzelfalls angepasst werden.
Von wesentlicher Bedeutung ist in diesem Zusammengang eine klarstellende Regelung dahingehend, dass die vertragsgegenständlichen geheimen Informationen auch nach Ablauf der Vereinbarung geheim bleiben.
Beispiel:
§ 7 Laufzeit
1. Diese Vereinbarung wird mit ihrer Unterzeichnung durch die letztunterzeichnende Partei wirksam. Sie ist zeitlich nicht befristet.
2. Jede Partei kann die Vereinbarung mit einer Frist von sechs Wochen zum Jahresende kündigen.
3. Eine fristlose Kündigung der Vereinbarung ist möglich, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, der ihr die Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen bis zum Ablauf der Laufzeit unzumutbar macht. Der Kündigung aus wichtigem Grund hat, insbesondere wenn der wichtige Grund in einem Vertragsverstoß liegen soll, i.d.R. eine vergeblich gebliebene Abmahnung mit einer angemessenen Frist vorauszugehen. Ein wichtiger Grund ist ferner die Insolvenz der anderen Partei.
4. Eine Kündigung erfolgt postalisch durch eingeschriebenen Brief.
5. Die mit dieser Vereinbarung abgeschlossenen Geheimhaltungs- und Nichtverwendungsverpflichtungen bleiben von einer Beendigung dieser Vereinbarung, gleich aus welchem Grunde, unberührt und gelten weiter, so lange Informationen nicht offenkundig geworden sind oder durch anderweitige Regelungen, z.B. in nachfolgenden Verträgen ersetzt wurden. Für die Offenkundigkeit trägt der Interessent die Beweislast.
