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Die Vertragsplanung stellt den ersten Schritt im Rahmen der Vertragsgestaltung dar. Durch die Vertragsplanung wird das Vertragsdesign vorbereitet. Je genauer die Vertragsplanung ausgestaltet ist umso besser sind die darauf aufbauenden und daraus zu erzielenden Ergebnisse in Gestalt des späteren Vertrag (-entwurfs). Wesentliche Bestandteile der Vertragsplanung sind insbesondere die Vertragsstrategie und -taktik.

Übersicht Vertragsplanung

Die Vertragsplanung beinhaltet die folgenden Elemente:

  • Bedarfsanalyse
  • Vertragsstrategie und -taktik
  • Interdependenznalyse
  • Projektmanagement
  • Dokumentation Vertragsplanung 

Die jeweiligen Aktivitäten können im Einzelfall durchaus unterschiedlich ausfallen.

Bedarfsanalyse

Die Bedarfsanalyse beginnt mit einer Ermittlung des für die Vertragsgestaltung relevanten Sachverhalts. Es ist zunächst zu klären, welcher Sachverhalt der Vertragsgestaltung zugrunde gelegt werden soll. Falls Informationsdefizite bestehen müssen diese beseitigt werden. Etwa noch erforderliche Informationen müssen identifizieren und beschafft werden.

Des Weiteren sind die unterschiedlichen Interessenslagen zu klären. Abzustellen ist dabei zunächst auf die eigenen Interessen. Daneben sollten allerdings bereits frühzeitig die Interessen des Vertragspartners und etwaige Interessen Dritter identifiziert werden.

Vertragsstrategie und -taktik

Jedem Vertrag sollte eine klare Vertragsstrategie zugrunde liegen, die ggf. in weitere Strategien insbesondere übergeordneten Unternehmensstrategien eingebunden ist. Hierzu sind klare Vertragsziele zu definieren. Es muss möglichst frühzeitig klar sein, was mit dem Vertrag am Ende erreicht werden soll.

Durch die Vertragstaktik werden sodann diejenigen Instrumente identifiziert mit welchem die Strategie umgesetzt bzw. das Vertragsziel erreicht werden soll. Hierbei wird insbesondere festgelegt, welcher oder welche Vertragstexte erforderlich sind.

Außerdem ist zu klären wer die Texte entwerfen soll. Zur Person des Entwurfsverfassers gilt bei der Vertragsgestaltung der allgemeine Grundsatz, dass dies nach Möglichkeit umfassend in eigener Regie geschehen soll. Soweit irgendwie die Möglichkeit besteht einen Vertragsentwurf gestalten zu können, sollte von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht werden. Dadurch kann maximal Einfluss auf die Vertragsgestaltung genommen werden.

Überlässt man den Vertragspartnern  die Erstellung des Vertragsentwurfs (z. B. aus Gründen der Bequemlichkeit oder unter Kostengesichtspunkten), verzichtet man von Vornherein auf wesentliche Vorteile bei der Vertragsgestaltung. Korrekturen bei Fremdentwürfen, welche regelmäßig die Fremdinteressen überproportional stark berücksichtigen, sind oftmals überhaupt nicht oder nur noch unter größeren Anstrengungen möglich. Dabei erweist sich vor allem auch eine teilweise zunächst angenommene Kosteneinsparungen als Trugschluss. Am Ende werden zwar Kosten für den Vertragsentwurf eingespart. Diese werden jedoch von zusätzlichen Kosten für die Prüfung, Überarbeitung, Nachverhandlung häufig deutlich überstiegen. Hinzu kommen etwaige wirtschaftliche Nachteile die sich aus nachteiligen Vertragsregelungen ergeben können.

Interdependenzanalyse

Mit einer Interdependenzanalyse werden Abhängigkeiten zu bereits existierenden Verträgen und Vertragssystemen geklärt.

Die Interdependenzanalyse  dient zunächst einer Absicherung dahingehend, dass mit den neu zu erstellenden Vertrag nicht gegen bereits vorhandene Regelwerke verstoßen wird.

Außerdem identifiziert die Interdependenzanalyse etwaige Synergienmöglichkeiten, falls der zu erstellende Vertrag auf teilweise bereits bestehenden Verträgen aufgebaut wird bzw. dortige Ergebnisse genutzt werden können.

Schließlich ist eine Interdependenzanalyse auch insoweit sinnvoll, da sie sicherstellt, dass das gesamte Vertragssystem in einem Unternehmen einheitlich gestaltet ist und bleibt.

Projektmanagement

Zumindest bei umfangreicheren Verträgen bzw. Vertragsprojekten sollte ein eigenständiges Projektmanagement eingerichtet werden. Hierzu ist ein Zeitplan festzulegen, Zuständigkeiten und Aufgaben sind zu verteilen und Fragen des Controllings müssen geregelt werden.

Dokumentation Vertragsplanung

Die Vertragsplanung sollte ausreichend schriftlich dokumentiert sein. Alle wesentlichen vorgenannten Aspekte sollten dabei berücksichtigt sein. Hierdurch wird sichergestellt, dass für die weitere Vertragsgestaltung relevante Überlegungen und Erkenntnisse dauerhaft gesichert sind und nicht verloren gehen (z. B. bei Bearbeiterwechsel). Außerdem dient die Dokumentation der Vertragsplanung als Grundlage für ein späteres darauf aufbauendes Vertragscontrolling.

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