Werden umfangreichere Verträge nur mündlich oder fernmündlich abgeschlossen, entsteht leicht Streit darüber, ob überhaupt und mit welchem Inhalt der Vertrag zustande gekommen ist. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben beseitigt diese Rechtsunsicherheit im geschäftlichen Verkehr.
Abgrenzung Auftragsbestätigung und kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Beim kaufmännischen Bestätigungsschreiben handelt es sich um eine Urkunde, in der der Unternehmer den Inhalt eines zuvor geschlossen Vertrages wiedergibt. Hierdurch soll das Zustandekommen des Vertrages mit dem schriftlich niedergelegten Inhalt bestätigt werden.
Ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist an keine besonderen Formerfordernisse gebunden. Es kann auch in einem Fax oder einer E-Mail enthalten sein. Es genügt, wenn beide Vertragsparteien Unternehmer i.S.d. § 14 BGB sind. Es müssen also nicht notwendig Kaufleute i.S. des HGB beteiligt sein.
Voraussetzung ist, dass vor dem Versand des Bestätigungsschreibens ein rechtsgeschäftlicher Kontakt zwischen den Parteien (Vertragsverhandlungen) vorgelegen hat. Das Bestätigungsschreiben muss den Inhalt dieser Vereinbarungen bestätigen und zudem „alsbald“ nach dem Vertragsschluss abgesandt und dem Empfänger zugegangen sein.
Der Empfänger des kaufmännischen Bestätigungsschreibens muss diesem unverzüglich widersprechen, wenn er damit nicht einverstanden ist, da sein Schweigen sonst als Zustimmung gewertet wird.
Liegen die Voraussetzungen nicht vor, so handelt es sich bloß eine normale Auftragsbestätigung. Weicht eine Auftragsbestätigung inhaltlich vom Angebot ab, handelt es sich um eine Ablehnung, verbunden mit einem neuen Angebot. Das bloße Schweigen hierauf stellt grundsätzlich noch keine stillschweigende Annahmeerklärung dar.
Grenzen des Vertrauensschutzes
Fasst der Absender das Bestätigungsschreiben bewusst unrichtig, so kommt ein Vertrag mit dem Inhalt des Bestätigungsschreibens auch dann nicht zustande, wenn der Empfänger schweigt. Bloß fahrlässige Unkenntnis von dem Fehler schadet indessen nicht. In der Praxis wird es dem Empfänger oft schwer fallen, diese Absicht nachzuweisen. Entfernt sich sich der Inhalt des Bestätigungsschreibens so weit vom Inhalt der vertraglichen Vereinbarung, dass der Absender vernünftigerweise mit dem Einverständnis des Empfängers nicht rechnen kann so kommt durch Schweigen des Empfängers ebenfalls kein Vertrag zustande. Dies kann dann der Fall sein, wenn dem Bestätigungsschreiben branchenunübliche oder unzumutbare Vertragsklauseln hinzugefügt wurden oder echte Widersprüche zum ursprünglichen Vertragsinhalt feststellbar sind.
Schließlich kann durch Schweigen auf ein Bestätigungsschreiben auch dann kein Vertrag zustande kommen, wenn der Absender seinerseits ein abweichendes Bestätigungsschreiben des Empfängers erhielt. Diese Einschränkungen leuchten ein. Schließlich basiert die Vermutung der Annahme durch Schweigen auf dem Vertrauen, dass in kaufmännischen Kreisen berechtigt ist.
