Für die Überwachung des Emailverkehrs ist es - wie immer bei der Kommunikationsüberwachung - entscheidend, ob die Privatnutzung erlaubt oder verboten ist. In beiden Fällen ist ebenso wie bei der Telefonie zwischen der Kontrolle sogenannter Verbindungsdaten und einer Kontrolle des Kommunikationsinhalts zu unterscheiden.
Private Nutzung des Emailaccounts ist gestattet
Gibt der Arbeitgeber die betrieblichen Kommunikationsmittel der Privatnutzung frei, so wird die Speicherung privater Verbindungsdaten als unzulässig betrachtet, denn sie enthalten private Ziel- und Sendeadressen. Den Inhalt einer privaten Email darf der Arbeitgeber grundsätzlich nicht in Erfahrung bringen. Nur ganz ausnahmsweise - wenn zum Beispiel der Verdacht einer Straftat oder einer schweren Vertagsverletzug im Raum steht - kann eine inhaltliche Kontrolle privater Kommunikation gerechtfertigt sein.
Private Nutzung des Emailaccounts ist nicht gestattet
Beschränkt der Arbeitgeber die Nutzung des von ihm bereitgestellten Email-Accounts hingegen auf rein dienstliche Zwecke, so darf er die Verbindungsdaten stichprobenhaft festhalten und deren zeitnahe Auswertung vornehmen. Bei der Nutzung dieser Daten ist der Arbeitgeber hingegen weitgehend beschränkt.
Beispiel: Der Arbeitgeber darf die Verkehrsdaten auswerten, um Kosten und die Einhaltung der ordnungsgemäßen Nutzung zu kontrollieren. Eine weitergehende Leistungskontrolle, wie etwa die Ermittlung von Pausen, Abwesenheitszeiten oder die sonstige Auswertung des Arbeitsverhaltens ist ihm aber untersagt.
Die Email stellt sich in gewisser Weise als Brief dar, der über die Telefonleitung verschickt wird und nimmt daher eine Zwitterstellung ein. Diese technische Besonderheit führt dazu, dass man sich noch uneinig ist, wie eine Inhaltskontrolle von Emails handzuhaben ist, ob Emails wie Dienstpost oder wie Telefonate zu behandeln sind. Die Übermittlungszeit ist ebenso kurzfristig wie beim Telefonat. Der Inhalt ist aber nicht so flüchtig, wie das gesprochende Wort, sondern erfüllt die Anforderungen, die § 126b BGB an die Textform stellt und ist als Handelsbrief im Sinne des § 257 Abs. 2 HGB anerkannt. Diese Kategorisierung legt nahe, die Dienst-Email wie Dienstpost zu behandeln, sodass eine Inhaltskontrolle vollumfänglich zulässig ist. Andernfalls entstünde ein überbordender Konflikt zwischen Arbeitnehmerdatenschutz und den steuerrechtlichen Archivierungspflichten für geschäftliche steuerrelevante Emails.
