Nahezu jeder moderne Arbeitsplatz verfügt heute über Telefon, Internet, Email und weitere Technologien. Auch "klassische" Kommunikationsmittel wie Post- und Paketdienste sind zu erwähnen. Arbeitgeber eröffnen ihren Mitarbeitern diese Kommunikationsmöglichkeiten, um die dienstlichen Aufgaben effizient erledigen zu können. Gleichzeitig können die Medien am Arbeitsplatz aber auch privat genutzt werden. Dies führt zu einer Vielzahl von Problemen, auf die nachfolgend ebenso eingegangen wird wie auf Lösungen und Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers.
Risiken der Kommunikation am Arbeitsplatz
Die private Nutzung von Email und Internet am Arbeitsplatz birgt die unterschiedlichsten Gefahren. Wer im Internet surft oder privat telefoniert, arbeitet nicht. Neben dieser auf der Hand liegenden Beeinträchtigung der Arbeitszeit droht dem Arbeitgeber als Anschlussinhaber aber auch ein nicht unerhebliches Haftungsrisiko, etwa bei illegalen Downloads durch den Mitarbeiter. Nicht zuletzt kann aber auch das IT-System Schaden nehmen, wenn beispielsweise im Zuge privater Emailnutzung Viren auf den Computer und von dort aus ins Intranet geraten. Oftmals geht es dann nicht allein um den Ausfall von wichtigen Arbeitsmitteln. Der Arbeitgeber läuft Gefahr, dass sensible Daten und mitunter sogar Betriebsgeheimnisse in die falschen Hände geraten. Ein Risiko, das im Unternehmen u.a. im Rahmen von Compliancemaßnahmen Beachtung finden sollte.
Grundlegender Lösungsansatz
Zunächsteinmal ist es dem Arbeitgeber völlig freigestellt, ob er seinen Mitarbeitern die private Nutzung der betrieblichen Kommunikationsmitteln gestattet, oder sie der rein dienstlichen Kommunikation vorbehält. Die Entscheidung über das Ob der Privatnutzung prädestiniert dabei die Frage nach den weiteren Befugnissen des Arbeitgebers. Gibt der Arbeitgeber die Telekommunikation für private Zwecke frei, so gibt er seine Kontrollbefugnis weitgehend aus der Hand. Er tritt dem Arbeitnehmer in dieser Hinsicht als Telekommunikationsanbierter im Sinne des § 3 Nr. 6 TKG in Erscheinung und hat das Fernmeldegeheimnis zu respektieren. Soweit der Arbeitgeber die Nutzung der Kommunikationsmittel - wie im Regelfall - unentgeltlich gestattet, darf er sich auch nicht auf die Ausnahmevorschrift des § 96 TKG berufen, wonach die Auswertung der Verbindungsdaten zur Entgeltabrechnugn gestattet ist. Schon die Kontrolle der Verbindungsdaten mutmaßlich dienstlicher Kommunikationsvorgänge kann sich als unzulässig herausstellen, wenn sich etwa eine vermeintlich dienstliche Email als Privatkommunikation entpuppt.
Im Zweifel sollte deshalb die betriebliche Kommunikation auf dienstliche Zwecke beschränkt werden. Zur Absicherung muss das Verbot der privaten Kommunikation ernsthaft und regelmäßig kontrolliert und gegebenenfalls beanstandet werden, auch damit einer betrieblichen Übung vorgebeugt wird. Soll eine solche Überwachung eingerichtet werden, ist dies mit dem Betriebrat und dem betrieblichen Datenschutzbeauftragen abzustimmen. Will der Arbeitgeber hingegen die private Kommunikation gestatten, so ist es ratsam hierfür einen eigenen Kanal einzurichen um private und dienstliche Kommunikation strikt zu trennen. Der Umfang der Nutzung sollte vorab detailiert in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Dabei ist herauszustellen, dass Verstöße gegen die Regeln über die private Nutzung der betrieblichen Kommunikationsmittel nicht als Kleinigkeiten abgetan werden, sondern auch arbeitsrechtliche Konsequenzen haben können. Das System sollte durch Anti-Virenprogramme und Firewalls gesichert werden. Zwielichtige Wesites können vom Systemadministrator gesperrt und so der privaten Bürokommunikation generell entzogen werden.
Überwachung der Kommunikation am Arbeitsplatz
Die Art und der Umfang der Überwachung von Kommunikation am Arbeitsplatz hängt vom jeweiligen Kommunikationsmittel ab. Einzugehen ist hierbei insbesondere auf:
