Bei der Gestaltung und Auswahl von Datenverarbeitungssystemen ist das Ziel zu beachten, keine oder so wenige personenbezogenen Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen, § 3a BDSG. Nach Möglichkeit sollen Daten anonymisiert oder pseudonymisiert werden. Der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit stellt ein datenschutzrechtliches Grundprinzip dar.
Im Unterschied zum Grundsatz der Erforderlichkeit, welcher den Umfang der Datenverarbeitung in jedem Einzelfall beschränkt, bezieht sich der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit vor allem auf die Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen und die Ausgestaltung der konkreten Datenverarbeitungsverfahren.
Als allgemeines Gestaltungsprinzip soll das Entstehen personenbezogener Daten von vornherein möglichst unterbunden werden, soweit dies technisch irgendwie realisierbar ist. Konkrete Vorgaben hierzu macht der Gesetzgeber nicht. Es ist vielmehr die Aufgabe der verantwortlichen Stelle, den Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit im Einzelfall mit den geeigneten Maßnahmen umzusetzen.
Beispiele: Verzicht auf den Einsatz von „Cookies" bei der Gestaltung einer Website; Verzicht auf die Angabe von Vor- und Nachname bei der Registrierung für eine kostenlose E-Mail-Adresse (str.).
§ 3a BDSG spricht ausdrücklich die Möglichkeiten der Anonymisierung und der Pseudonymisierung an. Diese Möglichkeiten sollen nach der Vorstellung des Gesetzgebers zum Einsatz kommen, um die Entstehung von Daten bereits zu minimieren.
Anonymisieren ist das Verändern personenbezogener Daten derart, dass die Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse nicht mehr oder nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können, § 3 Abs. 6 BDSG.
Beispiele:
- Ein Fragebogen zu Rauchgewohnheiten enthält auf der ersten Seite oben Angaben zur Person des Befragten, anschließend folgen die Einzelangaben zu den Fragen. Der Teil mit den persönlichen Angaben wird vor der Auswertung abgetrennt und vernichtet.
- Briefwahlunterlagen: neben dem Wahlschein muss ein weiteres Formular unterzeichnet werden, das die Identität des Wählers bestätigt. Nach Prüfung werden die beiden Unterlagen getrennt, also anonymisiert.
- Pre-Paid-Karten ohne Registrierung der Daten des Zahlenden.
Pseudonymisieren ist das Ersetzen des Namens und anderer Identifikationsmerkmale durch ein Kennzeichen zu dem Zweck, die Bestimmung des Betroffenen auszuschließen oder wesentlich zu erschweren, § 3 Abs. 6a BDSG.
Beispiel: Die Finanzämter übermitteln an das Statistische Bundesamt Steuerdaten. Um in Fällen der Nachversteuerung, Korrekturen oder offensichtlichen Fehlern eine Korrektur der Statistiken zu gewährleisten, werden mit den Steuerdaten auch die Steuernummern mitübermittelt. So kann bei Rückläufern des Statistischen Bundesamtes eine Zuordnung zum jeweiligen Steuerpflichtigen beim Finanzamt erfolgen.
