Die Betroffenen müssen ausreichend Kenntnis von der Datenverarbeitungsstelle und den eventuell eingeschalteten Dritten, an welche Daten übermittelt werden, haben. Zudem muss eine ausreichende Nachprüfung und Kontrolle gewährleistet sein. Die Transparenzpflichten der verantwortlichen Stelle lassen sich damit in Verpflichtungen gegenüber dem Betroffenen einerseits und in organisatorische Verpflichtungen andererseits unterteilen.
Transparenzpflichten gegenüber dem Betroffenen
Neben einigen bereichsspezifischen Datenschutzgesetzen verpflichtet auch das BDSG die verantwortliche Stelle zu allgemeinen Informations- und Benachrichtigungspflichten gegenüber dem Betroffenen. Diese Pflichten sind umfassend ausgestaltet und in § 4 Abs. 3 BDSG geregelt: "Werden personenbezogene Daten beim Betroffenen erhoben, so ist er, sofern er nicht bereits auf andere Weise Kenntnis erlangt hat, von der verantwortlichen Stelle über
- die Identität der verantwortlichen Stelle,
- die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung und
- die Kategorien von Empfängern nur, soweit der Betroffene nach den Umständen des Einzelfalles nicht mit der Übermittlung an diese rechnen muss,
zu unterrichten.
Werden personenbezogene Daten beim Betroffenen aufgrund einer Rechtsvorschrift erhoben, die zur Auskunft verpflichtet, oder ist die Erteilung der Auskunft Voraussetzung für die Gewährung von Rechtsvorteilen, so ist der Betroffene hierauf, sonst auf die Freiwilligkeit seiner Angaben hinzuweisen. Soweit nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich oder auf Verlangen, ist er über die Rechtsvorschrift und über die Folgen der Verweigerung von Angaben aufzuklären."
Zur Angabe der Identität der verantwortlichen Stelle müssen Name und Anschrift angegeben werden.
Soweit die Zweckbestimmung nicht offensichtlich ist, muss auch diese angegeben werden. Die Zweckbestimmung muss umfassend erfolgen. Sämtliche Verarbeitungszwecke sind anzugeben.
Schließlich sind die Empfänger von Daten anzugeben, wenn diese regelmäßig Daten erhalten und der Betroffene mit einer solchen Übermittlung nicht zu rechnen braucht.
Zu beachten ist, dass die genannten Informationspflichten generell gelten. Damit muss der Betroffene nicht nur im Rahmen einer einwilligungspflichtigen Datenverarbeitung, sondern auch in den Fällen der gesetzlichen Zulässigkeit informiert werden. In der Praxis wird deshalb zunehmend mit sog. Datenschutzerklärungen gearbeitet.
Bei besonderen Arten von Datenerhebungen bestehen zusätzliche Hinweispflichten.
Beispiele: Videoüberwachung, § 6b BDSG, Mobile personenbezogene Speicher- und Verarbeitungsmedien (z.B. Krankenkassenchipkarte), § 6c BDSG.
Organisatorische Transparenzpflichten
Transparenzpflichten bestehen auch in organisatorischer Hinsicht. Zu nennen ist hierbei insbesondere der Datenschutzbeauftragte, der gem. § 4 f ff. BDSG zu bestellen ist.
