In Markenverfahren existiert ein umfangreicher Grundsatz der Schriftlichkeit. Allerdings sind hierbei abhängig vom jeweiligen Geltungsbereich der Marke Besonderheiten zu beachten.
Alle Verfahren vor dem EUIPO sind grundsätzlich schriftlich zu führen. Anträge müssen schriftlich eingereicht werden, vgl. Art. 31 UMV, Art. 2, 63 DVMU. Mündliche Erklärungen werden nur in den Fällen der förmlichen mündlichen Verhandlung berücksichtigt. Im Prüfungs- oder sonstigen Verfahren telefonisch oder unmittelbar mündlich abgegebene Erklärungen müssen grundsätzlich schriftlich bestätigt werden (Aktenvermerk oder schriftliche Bestätigung durch den Verfahrensbeteiligten).
Anders als im Verfahren vor dem DPMA, dessen Prüferinnen und Prüfer immer mehr dazu übergehen, Verfahrensfragen (und zwar auch wesentliche wie z.B. vorgeschlagene Streichungen, Änderungen oder Präzisierungen im Waren- und Dienstleistungsverzeichnis) telefonisch zu klären, ohne dass es hierzu weiterer schriftlicher Korrespondenz bedarf, wird der Schriftlichkeitsgrundsatz in den Verfahren vor dem EUIPO vergleichsweise streng gehandhabt. Formlose telefonische Mitteilungen auf Beanstandungen des Amtes etwa werden regelmäßig nicht akzeptiert und können beispielsweise unerwünschte Teilzurückweisungen nach sich ziehen.
Allerdings wird der Grundsatz der Schriftform durch die elektronische Arbeitsweise des Amtes mehr und mehr zurückgedrängt bzw. die Schriftform durch elektronische Eingaben über die Webseite des Amtes ersetzt. So sieht das Verfahrensrecht die als „e-filing“ bezeichnete Möglichkeit vor, dass der Anmelder seine Unionsmarkenanmeldung auf elektronischem Wege beim Amt einreicht (vgl. Art. 63 DVUM) Verlängerungen der Marke (e-renewal) und Widersprüche (e-opposition) sind ebenfalls online möglich.
Über das Tool „User Area – EUIPO´s Management Tool“ (Zugang über den Login auf der Website des Amtes) ist eine weitergehende elektronische Korrespondenz mit dem Amt möglich, z.B. die Beantwortung von Bescheiden oder eine Beantragung der Verlängerung von Fristen, auch als Vorschlag an den anderen Verfahrensbeteiligten. Man muss aber selbst dafür Sorge tragen, dass dieser ebenfalls diesen Weg kennt und auf die Anfrage reagiert. Es genügt z.B. nicht, einen schriftlichen Antrag mit beiden Unterschriften auf die Webseite hochzuladen, wenn man das Tool verwendet, das lediglich einen einseitigen Vorschlag vorsieht – mangels Zustimmung des anderen Teils wird die Frist dann nicht verlängert.
Für diese elektronischen Vorgänge ist eine gesonderte Anmeldung erforderlich. Für registrierte Nutzer bietet das Amt immer mehr Möglichkeiten, Daten online zu aktualisieren, indem nach dem Login mit einer eigenen Kennung die eigenen bzw. vertretenen Marken direkt in der Datenbank des Amtes aufgerufen und bearbeitet werden können. Einzelheiten finden sich im Beschluss Nr. EX-17-4 des Exekutivdirektors des EUIPO vom 16.08.2017.
