Ein guter Vertrag wird in einer Vielzahl einzelner Schritte entwickelt und auf die individuellen Bedürfnisse der Verwender abgestimmt. Teilweise kann dabei auf Standards zurückgegriffen und damit die Effizienz gesteigert werden. An verschiedenen Stellen des Prozesses der Vertragsgestaltung sind jedoch immer auch individuelle Aktivitäten erforderlich. Durch die sorgfältige Vertragsgestaltung kann ein Regelwerk geschaffen werden, welches in großem Maße zur späteren Vermeidung von Streitigkeiten und den damit verbundene Mehrkosten beiträgt.
Übersicht Vertragsgestaltung
Die Vertragsgestaltung ist das zentrale Element des Vertragsmanagements. Eine optimale Vertragsgestaltung sollte die folgenden Phasen berücksichtigen:
- Vertragsplanung
- Bedarfsanalyse
- Vertragsstrategie und -taktik
- Interdependenzanalyse
- Projektmanagement
- Dokumentation Vertragsplanung
- Know-how-Schutz
- Verschwiegenheitsvereinbarung / NDA
- Materialübergabevereinbarung / MTA
- Vertragsdesign
- Checkliste Vertragsdesign
- Rechtslage prüfen
- Alternativen ermitteln und ggf. ausarbeiten
- Textentwurf
- Vertragsverhandlung
- Checkliste Vertragsverhandlung
- Verhandlungen führen
- Dokumentation Vertragsverhandlungen
- Vertragsschluss
Art und Umfang der jeweils durchzuführenden Aktivitäten hängt vom jeweiligen Einzelfall ab und kann stark variieren. Je nach Bedarf können einzelne Phasen auch ganz entfallen.
Vertragsplanung
Die Vertragsplanung beginnt mit einer Bedarfsanalyse. Dabei wird der relevante Sachverhalt ermittelt und die jeweiligen Interessenslagen geklärt. Sodann wird eine Vertragsstrategie und -taktik entwickelt. Insbesondere werden die relevanten Ziele definiert und die zur Zielerreichung erforderlichen Instrumente identifiziert.
Soweit erforderlich sollte die Vertragsplanung auch eine Inderdependenzanalyse vorsehen. Dabei werden eventuell vorhandene Abhängigkeiten des zu erstellenden Vertrages zu bereits vorhandenen Verträgen und Vertragssystemen identifiziert und bewertet. Bei umfangreicheren Verträgen empfiehlt sich ferner die Einrichtung eines Projektmanagements.
Abschließend ist die Vertragsplanung ausreichend zu dokumentieren. Die Dokumentation hat u.a. auch Bedeutung für ein späteres Vertragscontrolling.
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Know-how-Schutz
Vor dem Informationsaustausch mit dem (zukünftigen) Vertragspartner müssen alle Aspekte des Know-how-Schutzes geprüft werden. Insbesondere ist zu prüfen, ob und in welchem Umfang besondere vorherige Regelungen wie z.B. der Abschluss von Maretialübergabe- oder Verschwiegenheitsvereinbarungen erforderlich sind.
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Vertragsdesign
Das Vertragsdesign beinhaltet alle Aspekte der Erstellung des Vertragstextes. Zunächst sollten die relevanten Regelungsbereiche in einer Checkliste zusammen gestellt werden. Im weiteren Prozess der Vertragserstellung wird durch die Verwendung von einschlägigen Checklisten die Übersichtlichkeit und damit die Qualität des Vertragswerks insgesamt erheblich erhöht.
Das Vertragsdesign beinhaltet außerdem die Prüfung der Rechtslage sowie die Ermittlung und Ausarbeitung eventueller Alternativen. Schließlich wird auf der Grundlage der erarbeiteten Ergebnisse ein Textentwurf des Vertrages erstellt. Der Textentwurf wird sodann intern abgestimmt und bei Bedarf ein- oder mehrmalig überarbeitet.
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Vertragsverhandlung
Vertragsverhandlungen müssen zunächst gründlich vorbereitet werden. Es empfiehlt sich hierbei, eine abgestimmte Checkliste mit den verschiedenen Positionen der Parteien, einschließlich der zu erwartenden Positionen der Gegenseite zu erstellen. Außerdem sollte die Checkliste Killerkriterien beinhalten, welche zum Abbruch der Vertragsverhandlungen führen.
Beim Führen der eigentlichen Vertragsverhandlungen ist es hilfreich die einschlägigen Verhandlungstechniken zu kennen und in geeigneter Weise anzuwenden bzw. auf erkannte Verhandlungstechniken in geeigneter Weise zu reagieren. Darüber hinaus sollte die Vertragsverhandlung umfassend dokumentiert werden, was insbesondere auch etwaige Zwischenergebnisse und sonstige Absprachen beinhaltet.
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Vertragsschluss
Der Prozess der Vertragsgestaltung wird durch den Vertragsschluss abgeschlossen. Der eigentlichen Unterzeichnung des Vertrages ("Signing") geht dabei ein Prozess der Entscheidungsfindung voraus, in welchem die Parteien festlegen, ob der verhandelte Vertrag in der zuletzt abgestimmten Fassung tatsächlich unterschrieben oder ob die Verhandlungen abgebrochen werden sollen. Diese Entscheidungsfindung kann durchaus anspruchsvoll sein.
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